📊 Panel de control
Cumplimiento por curso
⚠️ Estudiantes en riesgo
🎂 Cumpleaños de este mes
📅 Próximos eventos
📝 Registro de cambios de notas
📜 Certificados
Elige el curso y el estudiante, y genera el documento sobre la hoja membreteada oficial, firmado por la secretaría del colegio. También puedes generarlos desde la ficha de cada estudiante en «Cursos y estudiantes».
🧾 Facturación electrónica
La facturación electrónica del colegio se realiza en Alegra, el proveedor tecnológico autorizado por la DIAN que usa la institución. Desde aquí entras directo:
En Alegra se emiten:
- La factura electrónica de cada matrícula y de cada pensión.
- Notas crédito y anulaciones.
- Los reportes de facturación para la contabilidad del colegio.
El control interno de quién pagó y quién debe se lleva aquí en la plataforma, en Control de matrículas y pensiones; los valores de las facturas salen de las tarifas registradas allí.
🧾 Cola de facturación en Alegra
Arma aquí las facturas por emitir: estudiante, concepto y valor (sale de las tarifas), con el ítem que ya existe en tu Alegra y el acudiente como contacto. Después abres Alegra, emites la factura con esos datos y marcas aquí el número que Alegra te dé. Cuando el plan de Alegra habilite la API, esta misma cola se podrá emitir automáticamente.
💳 Transacciones — Wallet
Ingresos y egresos detallados registrados en la app Wallet (cuentas Ahorro, Efectivo y Nequi; el colegio y lo personal se separan por categoría). La información se carga en vivo desde Wallet al abrir esta pestaña y se actualiza sola cada minuto mientras la tengas abierta.
🔑 El acceso a Wallet (y las demás claves de APIs) se configura en el módulo Instituto, sección «Integraciones y APIs», y solo el dueño (owner) puede guardarlas.
🗂 Años anteriores
Aquí queda guardada la información completa de cada año lectivo terminado (estudiantes, notas, boletines, asistencia, observadores, planeadores y pagos). Solo el dueño y el rol administrativo pueden verla. Al abrir un año anterior, toda la plataforma lo muestra en modo solo lectura: nada se puede modificar.
🔁 Cambio de año lectivo
Al ejecutarlo: (1) se guarda una copia completa del año actual en «Años anteriores», sin borrar nada; (2) cada estudiante sube al grado siguiente y los de Quinto y los retirados salen de la lista activa (quedan en el archivo); (3) notas, asistencia, observadores, planeadores y pagos arrancan en cero; (4) los perfiles, el personal de nómina, las tarifas y la cola de facturación quedan como están.
📅 Calendario institucional
Eventos y fechas importantes del colegio. Los próximos eventos se muestran en el Panel de control y también les aparecen a los padres en la «Consulta para padres» de la página del colegio.
📄 Documento del calendario escolar
Sube el documento del calendario del colegio (Word, PDF o texto, máximo 3 MB): la plataforma detecta las fechas y las agrega al calendario, y el documento queda publicado para que los padres lo vean en la «Consulta para padres».
Consultando el documento publicado…
🏛 Exporte para SIMAT
Descarga un archivo con los datos de matrícula de los estudiantes activos (documento, nombres, fecha de nacimiento, género, grado, jornada y datos del acudiente) en el orden de variables que usa SIMAT, listo para revisar y cargar en la plataforma del Ministerio de Educación.
🛟 Respaldo de seguridad
La plataforma guarda sola una copia completa de los datos en la nube en el primer ingreso de cada mes del dueño (owner). Solo el dueño puede hacer respaldos o descargar una copia manual.
Consultando el historial de respaldos…
📥 Matrículas 2027 — respuestas del formulario
Aquí llegan los formularios que los padres diligencian en https://andreshernandz89.github.io/plataforma-demo/matricula2027 (el enlace que se comparte por WhatsApp). Revisa cada respuesta, contacta al acudiente y, si es una matrícula nueva, crea el estudiante con los datos ya digitados.
👩💼 Control de nómina
La nómina se paga quincenal, el 1 y el 15 de cada mes, cada pago por la mitad del salario mensual. Ajusta el salario en la misma tabla y marca cada quincena cuando se pague. Todo queda registrado en el historial de cambios.
Agregar empleado
📜 Solicitudes de certificados de padres
Desde su consulta, los padres que están al día en pagos pueden pedir certificados a $12.000: pagan por Bre-B o Nequi y adjuntan el comprobante. Aquí verificas el comprobante y apruebas: el certificado queda disponible para descargar en la consulta del padre, con su código QR de verificación.
💰 Control de matrículas y pensiones
Control de pagos por curso. Toca una casilla para registrar el pago (queda con la fecha de hoy) y tócala de nuevo para desmarcarlo. Las tarifas vienen de los costos oficiales 2026 del colegio y se pueden ajustar por curso.
📲 Morosos — recordatorio por WhatsApp
📲 Pagos reportados por los padres
Cuando un acudiente paga la mensualidad por Bre-B/Nequi y envía el comprobante desde la «Consulta para padres», el reporte llega aquí. Al confirmarlo, el pago queda registrado en la tabla de pensiones (la matrícula primero, si está pendiente, y luego los meses más antiguos).
Datos del instituto
Estos datos aparecen en el encabezado de los boletines y del informe final, tal como van en el formato oficial del colegio.
Llave Bre-B (sirve desde cualquier banco) o número Nequi donde los padres pagan los certificados desde su consulta, al valor indicado al lado. Solo se muestra a estudiantes que están al día en pagos.
🔌 Integraciones y APIs
Aquí se guardan las claves de acceso (APIs) de los servicios conectados a la plataforma. Solo el dueño (owner) puede ver y guardar esta información: ningún otro perfil tiene acceso a esta sección. Las claves quedan guardadas en el puente seguro, nunca en esta página.
🔑 Acceso a Wallet (BudgetBakers)
Token personal de Wallet (el mismo que se genera en los ajustes de la app/web de Wallet). Sirve para traer las transacciones en vivo a la pestaña Transacciones. Solo hace falta hacerlo una vez (o cuando renueves el token).
Copia de seguridad de los datos
La información se guarda en este navegador. Exporta una copia para respaldarla o pasarla a otro equipo, e impórtala cuando la necesites. Aquí también se carga el paquete completo de datos del colegio (notas recopiladas de los periodos).
Zona de cuidado
Borra únicamente los datos de ejemplo, o borra todo para empezar desde cero.
Cursos
Crea los cursos (grados) del colegio y agrega los estudiantes de cada uno. Cada curso tiene sus propias asignaturas y logros, como en los formatos del colegio.
Solo el dueño (owner) puede crear o eliminar estudiantes. El botón «Perfil» abre la ficha de cada estudiante.
| # | Estudiante | Acción |
|---|
Asignaturas y logros del curso
Registro de notas
En cada periodo, de cada asignatura se toman varias notas. Puedes digitar directamente la definitiva de cada asignatura, o usar «Notas parciales de» para digitar las notas una a una: la plataforma calcula el promedio y esa es la definitiva que va al boletín. Todo se guarda automáticamente.
💡 Deja la casilla vacía si el estudiante aún no tiene nota en esa asignatura.
Valoraciones del periodo (por estudiante)
Comprensión lectora, disciplina y actitudes, inasistencias y observaciones: lo que va en la parte inferior del boletín.
Boletines por periodo
Genera el boletín con el formato oficial del colegio, de un estudiante o de todo el curso, listo para imprimir o guardar en PDF.
Informe final del año
Consolida los cuatro periodos con el mismo formato del colegio: nota por periodo y definitiva por asignatura, promedio general final y concepto de promoción (promovido si el promedio final es 3,0 o más).
Asistencia diaria
Marca la asistencia del curso cada día: Presente o Falta. Al abrir un día nuevo todos quedan como presentes: solo cambia a quienes faltaron, y si un estudiante faltó, indica si la falta es justificada o no justificada. Se guarda automáticamente y a la derecha ves el acumulado del mes de cada estudiante.
| # | Estudiante | Asistencia de hoy | En el mes |
|---|
📩 Justificaciones de faltas enviadas por los padres
Cuando un acudiente justifica una falta desde la «Consulta para padres», la excusa llega aquí. Al aceptarla, la falta de ese día queda marcada como justificada (FJ) y el acudiente verá el resultado la próxima vez que consulte.
Planeador semanal — Preparador de clases
El planeador de cada semana con el formato del colegio: una fila por asignatura, con sus temas, estrategias metodológicas, estrategias evaluativas y recursos (impreso o digital). Se guarda automáticamente al escribir.
| Asignatura | Temas | Estrategias metodológicas | Estrategias evaluativas | Recursos impreso o digital |
|---|
Observador del estudiante
El observador de cada estudiante, por periodo, con el formato de las fichas del colegio: desempeño académico, seguimiento y resultados obtenidos. Se guarda automáticamente al escribir.
Perfiles y accesos
Cada persona entra con su usuario y su contraseña. El dueño (owner) lo ve y lo edita todo; la coordinadora también ve y edita todo el panel académico. Cada docente solo ve y edita su curso, en los módulos que tenga marcados. Desde aquí el dueño crea perfiles nuevos, asigna el curso, marca los módulos permitidos, cambia el rol (docente, coordinadora o administrativo), ajusta las claves y elimina los perfiles que ya no se usen (su propio perfil de dueño no se puede eliminar).
Nuevo perfil
Elige el tipo de perfil: Docente (solo su curso; puede consultar perfiles de estudiantes, sin modificarlos), Coordinadora o Administrativo (todos los cursos). Los módulos de cada perfil se ajustan dentro de su detalle, al darle clic en la lista.
Mi perfil
·
Tu información personal de contacto. El dueño (owner) puede verla en el panel de Perfiles.
Cambiar mi contraseña
Solo tú puedes ver y cambiar tu contraseña. Escribe tu contraseña actual y la nueva.